Was ist das Besondere an Carma?

Carma dient als Carma Organizer Gesamtprogramm mit vielen Tools zur Verwaltung, Produktion und Organisation der für jedes Unternehmen und jeden Menschen relevanten Informationen. Es ist heutzutage kein Problem mehr, an Informationen heranzukommen. Das Problem besteht vielmehr darin, aus der überwältigenden Fülle die notwendigen Informationen auszuwählen und sie jederzeit in Sekundenschnelle für die Arbeit im Büro verfügbar zu machen.

Carma umfasst verschiedene Organizer, die Daten und Informationen strukturell aufbereiten, speichern und für die weitere Bearbeitung klickbereit auf einem einheitlichen Desktop zur Verfügung zu stellen. Carma hat enge Tuchfühlung mit dem Programmpaket Microsoft Office 2003 und ist in der Lage, mit einigen Office-Programmen zu kooperieren.

Viele reden von Dokument-Management-Systemen und von Workflow. (Fast) alle Programme dieser Art kümmern sich nur um die elektronische Speicherung und Verarbeitung der Daten. Vom Papier redet keiner mehr. Und doch nimmt es an Menge immer noch zu, wenn man den Statistikern glauben kann. Das ist auch verständlich, denn das Papier ist immer noch der menschenfreundlichste Datenträger. Wo man sich auch befindet, ob im Büro, zu Hause, im Urlaub am Strand oder im Bett, ein kleines Stückchen Papier und ein Bleistift genügen, um Daten aufzuzeichnen. Eine einfache Überlegung zeigt, dass Papier auch in absehbarer Zukunft nicht verschwinden kann: Solange es noch Schreiber, Kopierer, EDV-Drucker, Zeitschriften, Bücher und die Druckindustrie gibt, wird es Papier, auch am Schreibtisch im Büro, geben.

Für den Praktiker ist es daher wichtig, dass das Papier als Datenträger nicht außen vor bleibt. Carma bezieht daher das Papier als Datenträger genau so gut ein, wie Disketten, CDs, Festplatten, Videos, Magnetbänder, sowie alle elektronischen Dateien, Dokumente, Bilder, ob über die Tastatur eingegeben, eingelesen, eingescannt, als Fax oder E-Mail eingegangen oder aus dem Internet herunter geladen. Carma interessiert sich nicht dafür, in welcher Form, elektronisch oder papieren, die Informationen vorliegen. Sie werden so oder so verarbeitet und in eine Ordnung überführt, die auch bei der Überfülle an Informationen noch Übersicht gewährleistet. Gewusst wo und schnell gefunden, ist die Maxime. Wo sich die Informationen befinden, ist nicht wichtig. Der Anwender entscheidet, wo und wie er seine Informationen aufbewahrt.

Bei Carma muss daher nicht alles eingescannt werden, was da Papier heißt. Einscannen ist ein zusätzlicher aufwendiger Vorgang. Man hofft, dass nachfolgende Kosteneinsparungen diesen Aufwand mehr als kompensieren. Aber warum beschränkt man das Einscannen nicht auf die Dokumente, die wirklich weiterverarbeitet werden. Nur auf 5-10% aller Dokumente dürfte das zutreffen. Das organisatorisch zu verwirklichen, dürfte kein großes Problem sein.

Eine Zentrale oder auch nur ein entsprechend eingerichteter Arbeitsplatz können Papierdokumente schnell einscannen und anderen anfordernden Stellen elektronisch zuleiten.

Die Carma-Organizer sind auf diesem Konzept aufgebaut. Sie verarbeiten und verwalten alles, ob Schriftstücke, Notizen, Zeitschriften, Bücher, Briefordner, Hängemappen, Orga-Mappen, Dokumente, oder Datenträger jeder Art, ob elektronisch oder papieren. Carma fasst alles ‘unter einem Dach’ zusammen und gewährleistet schnellen Zugriff.

Carma bietet eine Schnittstelle zum bewährten Classei-Schnellordnungssystem, das eine fortschrittliche Lösung zur Papieraufbewahrung darstellt. Bisher hat man alle Wirtschaftlichkeitsberechnungen für die Einführung des Dokumentenmanagements mit der Briefordner- und Hängemappen-Registratur verglichen. Wenig bekannt ist aber, dass fortschrittliche Ordnungssysteme oft 50% und mehr an Einsparungen von Raum, Zeit und Kosten bringen.

Nach der Einführung von Carma braucht der Anwender keine Hast mehr zu haben, alles auf Elektronik umzustellen. Mit den Organizern in Carma und dem möglichen Einsatz des Classei-Systems bleibt jeder Anwender in vorderster Front des technologischen Fortschritts.

Was ist zu tun?

Wir sollten ganz nüchtern an die Dinge herangehen, alle derzeitigen vernünftigen Möglichkeiten ausschöpfen, ohne uns dabei von der technologischen Entwicklung abzukoppeln.

Mit unserem neuen Programm Carma und mit unserem seit Jahren im In- und Ausland bewährten Schnellordnungssystem Classei wollen wir auch den mittleren und kleinen Unternehmen, Freiberuflern, Wissenschaftlern und ebenso den privaten Anwendern ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem sie schnell in der Gegenwart zu praktischen Resultaten kommen. Ordnung schaffen ist die kleine Mühe, sich vor Chaos zu bewahren. Der Computer ist uns ein gutes Beispiel. Wenn man nicht ganz präzise seine Eingaben macht, nur ein kleines Zeichen falsch eintippt, verweigert er oder stürzt total ab. Ohne unsere Kenntnis, was dem Computer ‘schmeckt’, können wir ihn nicht bedienen und keine Resultate von ihm bekommen. Trotz KI (künstlicher Intelligenz) kann der Computer ohne den Menschen nichts tun und oft braucht man wirklich ein gutes Gedächtnis, um sich an die langen Pfade, Dateinamen und Aktionsabläufe zu erinnern.

Für uns war daher die Frage, wie können wir ohne große Gedächtnisleistungen Carma bedienen. Als Refa-Ingenieure betrachten wir diese Dinge arbeitswissenschaftlich, manchmal mit der Stoppuhr. Programmierer sehen in erster Linie die programmtechnischen Möglichkeiten. Sie verlangen, dass sich die Organisation an das Programm anpasst. Wir meinen, dass der Mensch im Mittelpunkt steht, aber er muss auch fähig sein, sich an technische Systeme anzupassen.

Ausführungen von Carma

Carma-Organizer gibt es als Carma Office, Business und Enterpriseedition, abgesehen von der Bewertungs-Datenbank. Unsere Business-Edition beinhaltet zusätzlich 5 Lizenzen und ist für kleine Netzwerke im Peer to Peer Verfahren. Und Arbeitsgruppenumgebung.
Die Enterprise-Edition enthält 25 Benutzerlizenzen und ist für große Netzwerke in der Domänenumbebung bestimmt.

Standard-Vollversion enthält 6 Organizer: Records-, Adressen- Hardware-, Software und ZPM-Organizer zusätzlich wurde unser Quick-Tab-Programm CarmaTab mit integriert.

Die Professional-Vollversion enthält 6 Organizer: Records-, Adressen-, Datenträger-, Hardware-, Software-, ZPM-Organizer.

Die Professional Plus-Vollversion enthält die gleichen Organizer wie die Professional-Vollversion. Darüber hinaus sind Erleichterungen für komplizierteren Datenimport aus Fremd-Datenbanken sowie weitere Brief- und Etikettenvorlagen hinzugekommen, die eine größere Auswahl an Schriften zulassen oder z.B. für das Ausland andere Adressenformatierungen erfordern. Außerdem wurde die Zusammenarbeit mit Outlook erweitert. Die Adressen in Carma können als Kontakte übergeben werden. Terminüberwachung und -signalisierung kann von Outlook für Carma übernommen werden.

In allen Versionen sind in der Adressverwaltung Formen für bessere Übersicht über den Kundenkontakt vorhanden, die vor allem für Berichte des Außendienstes geeignet sind. Weiterhin existiert eine Serienbrieffunktion, mit der jede Adresse automatisch die Identifikationsnummer des Serienbrieftextes, der versandt wurde, erhält. Somit kann auch später noch nachgesehen werden, welche Art von Serienbriefen der Adressant erhalten hat. Mit einem Doppelklick kann der Serienbrieftext wieder zur Einsicht oder Wiederverwendung aufgerufen werden. Gleichbleibende Brieftexte, die immer wieder gebraucht werden, wie z.B. für den Versand von Informationsunterlagen, können in Einzel- oder Gruppenbriefe übernommen werden. Rundschreiben an Mitarbeiter sind auf die gleiche Weise möglich.

Im ZPM-Organizer ist in allen Versionen Gruppen- und Teamarbeit mit einfachsten Mitteln möglich, ohne dass es notwendig ist, Informationen z.B. über E-Mails oder Faxe auszutauschen. Selbst das ‘mit versenden’ von Anlagen ist kein Problem. So kann der Gruppenleiter Aufgaben an die Mitarbeiter zuweisen, indem er nur eine Plankarte mit dem Namen des Bearbeiters ausstellt. Weiterer Speicherplatz wird nicht benötigt.

Die Termin-Planung und -Überwachung hat im ZPM-Organizer einen besonderen Platz.

• Termine werden durch Doppelklick über eine editierbare Vorgabe z.B. von 7 Tagen automatisch errechnet und eingelesen.
• Zur Vorwarnung wird automatisch ein Wiedervorlagetermin von einem Tag vorgegeben.
• Zu jedem Termin kann die Art des Termins vermerkt werden, z.B. B =Besuchstermin.
• Beim Öffnen des ZPM-Gesamtplanes wird vorher eine Terminliste mit den anstehenden Terminen und allen wesentlichen Daten angezeigt. Diese Vorabanzeige kann abgeschaltet und manuell jederzeit geöffnet werden.
• In der Terminliste sind Urlaubstermine mit einbezogen. Eine getrennte Urlaubsliste kann aber auch angezeigt werden.

Für jede Operation lassen sich Zeiten vorgeben, die auch als Gesamtzeit für die einzelnen Pläne berechnet werden. Es ist vorgesehen, auch gebrauchte Zeiten zu erfassen und die Abweichungen gegenüber den vorgegebenen Zeiten zu berechnen.

Die Druckausgabe von Aufgaben und Aktivitäten auf Plankarten und Vordrucken für Zeitplanbücher, wie z.B. tempus., ist möglich.

Grundsätzliches:

Die Carma Versionen ab 6.03 sind lauffähig unter Windows XP SP2, Windows Server 2003 und dem neuen Betriebssystem von Microsoft Windows Vista.
Die Carma Versionen ab 7.05.0 sind lauffähig auch unter Windows 7 x86/x64